Facturar con Excel y Verifactu, qué deja de valer

La respuesta corta

Sí puedes hoy. No podrás desde tu fecha.

Si eres autónomo, tu último día con plantillas es el anterior al 1 de julio de 2027. Si tienes una sociedad, el anterior al 1 de enero de 2027.

Hasta entonces, tu Excel de siempre es perfectamente legal. Después, deja de serlo para emitir facturas, aunque tus cuentas estén impecables.

Por qué Excel y Word no pueden cumplir

No es una manía del legislador contra las hojas de cálculo. Es que los cuatro requisitos de Verifactu son, literalmente, lo contrario de lo que hace una hoja de cálculo.

Una hoja de cálculo está hecha para que puedas cambiar cualquier celda. Ese es su valor. Puedes abrir la factura de marzo, cambiar el importe, guardar y no queda rastro. La norma exige justo lo contrario: que nada se pueda modificar sin dejar huella.

No puede encadenar registros. Verifactu exige que cada factura genere un registro con una huella SHA-256 que incluya la del anterior. Excel no calcula esa cadena, y si la calculara con una macro, nada impediría borrar la macro.

No puede generar el QR válido. El código QR de una factura no es un dibujo decorativo: contiene datos del registro y remite a la verificación en la sede electrónica de la AEAT. Sin registro detrás, es un cuadrado bonito.

No hay declaración responsable. Los programas conformes llevan una declaración del fabricante que certifica que cumplen el reglamento. Microsoft no va a firmar una declaración responsable de que tu hoja de cálculo es un sistema de facturación conforme.

Lo mismo aplica, punto por punto, a Word, a Google Docs, a las plantillas de PDF y a los talonarios maquetados a mano.

Tus opciones si hoy facturas con plantillas

Tres caminos, y uno que no lo es.

1. Un programa de facturación adaptado

Es la vía normal y la que resuelve el problema entero. Hay opciones desde planes gratuitos hasta suites completas con contabilidad y bancos conectados.

Lo que debes mirar antes de contratar: que el plan que tú vas a pagar esté adaptado, qué modalidad ofrece y si puedes exportar tus datos si un día te vas. La lista completa de preguntas está en la guía de requisitos de Verifactu.

2. La aplicación gratuita de la AEAT

Existe, es gratuita y ya está disponible. Se usa desde la sede electrónica de la Agencia Tributaria, en «Información y gestiones» → «IVA» → «Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU». No se instala nada: entras con Cl@ve, certificado o DNI electrónico y facturas desde el navegador. Envía los registros directamente a la AEAT, así que trabaja en modalidad Verifactu.

Lo bueno, y sorprende: no tiene límite de facturas, ni anual, ni mensual, ni semanal. Para un autónomo que factura poco, esto resuelve el problema a coste cero.

Lo que debes saber antes de casarte con ella:

• No permite facturas simplificadas (tickets). Toda factura debe llevar destinatario. Si tienes un bar o una tienda, esto te deja fuera.
• No admite varios destinatarios en la misma factura.
• No admite ciertos regímenes especiales: bienes usados y objetos de arte, agencias de viaje, grupo de entidades en IVA de nivel avanzado.
• No puedes exportar tus registros para seguir facturando en otro programa. Es la limitación más seria y la que menos se cuenta: si mañana creces y quieres pasarte a un programa de pago, tu histórico se queda dentro de la aplicación de la AEAT.
• Solo puedes facturar en nombre propio o mediante un apoderado con los apoderamientos específicos.

Resumiendo: excelente para quien factura poco y a empresas o profesionales, y mala idea si prevés crecer o necesitas tickets.

3. Tu asesoría, si emite por ti

Algunas asesorías emiten las facturas de sus clientes con su propio software. Si es tu caso, pregúntales si su sistema estará adaptado y quién asume la responsabilidad. Que lo haga otro no te quita a ti la obligación.

Lo que NO debes hacer

Comprar una plantilla de Excel “compatible con Verifactu”. No existe tal cosa, por mucho que se anuncie. Vas a pagar por un archivo que no cumple y que te dará una falsa sensación de estar en regla.

Tampoco esperes a un tercer aplazamiento. Ya ha habido dos, pero llegaron con el calendario encima y sin aviso previo.

Cuánto cuesta el cambio de verdad

Menos de lo que temes. Estas son las horquillas que hemos comprobado en las webs de los proveedores, con IVA aparte y pagando por año:

• 0 €: hay tres programas con plan gratuito permanente que ya incluyen Verifactu, cada uno con su límite (de clientes, de facturas al año o de transacciones). Y está la aplicación gratuita de la AEAT.
• Entre 4 y 20 € al mes: la banda donde se mueven los programas de facturación para autónomos y micropymes.
• Entre 15 y 30 € al mes: suites que además llevan contabilidad y bancos.
• A partir de 30 € al mes: paquetes que incluyen asesoría fiscal, no solo software.

Los precios exactos, con la fecha en que los comprobamos, están en el comparador de programas. Y una advertencia que te ahorra disgustos: varios proveedores anuncian el precio con un descuento de bienvenida de dos o tres meses. Mira siempre la tarifa recurrente, que es la que vas a pagar el resto del tiempo.

Súmale el coste que nadie factura: las horas de migrar y aprender. Por eso conviene hacerlo con calma y no en diciembre.

Migrar sin dramas: pasos

Un cambio de sistema de facturación es una tarde de trabajo si lo preparas, y una semana mala si lo improvisas.

1. Elige el momento. El 1 de enero es el mejor día del año para cambiar: empiezas serie de numeración nueva y no partes el ejercicio.
2. Limpia tus datos antes. Clientes duplicados, NIF mal escritos, artículos sin precio. Migrar basura ordenada sigue siendo basura.
3. Prepara la lista de clientes en un CSV. Casi todos los programas importan desde ahí, y ahí tu Excel sí es útil.
4. Cierra la numeración anterior. Anota en qué número acabaste y arranca el sistema nuevo desde el siguiente, o abre una serie nueva.
5. Guarda tus facturas antiguas. Las emitidas con plantillas siguen siendo válidas y hay que conservarlas el plazo legal. No las borres al cambiar.
6. Emite una factura de prueba y comprueba que sale el QR.

Si aún no sabes a qué programa ir, empieza por el comparador de programas de facturación. Y si te encuentras una oferta con mucha urgencia y poca letra pequeña, recuerda que tu fecha es de 2027, no de mañana.