Requisitos de Verifactu, explicados en llano

Los 4 requisitos en lenguaje llano

Todo lo que exige la norma cabe en cuatro ideas. Ninguna es cosa tuya: son cosa del programa.

1. Un registro por cada factura. Al emitir, el programa crea un apunte con los datos fiscales de esa factura: número, fecha, NIF del emisor, base imponible, cuota e importe total. Ese apunte es el registro de facturación.

2. Una huella encadenada. Al registro se le calcula una huella digital con el algoritmo SHA-256. La huella de cada registro incluye la del registro anterior, así que los apuntes quedan enganchados en cadena. Tocar uno rompe todos los siguientes.

3. Un código QR en la factura. Cada factura sale con un QR que permite comprobar en la sede electrónica de la AEAT que ese documento se registró.

4. Envío o conservación. O el programa manda los registros a la AEAT según los genera (modalidad Verifactu), o los guarda con garantías reforzadas (modalidad no Verifactu).

A esto se añade un quinto elemento que no verás en la factura pero que importa mucho al elegir programa: la declaración responsable.

Es el fabricante quien certifica, por escrito, que su sistema cumple el reglamento. Y la norma pide tres cosas que te dan poder como cliente: que conste de modo visible en el propio programa, en cada una de sus versiones, y que puedas pedirla tanto tú como la Administración.

“Homologado por la AEAT”: dos cosas distintas

Aquí hay una confusión que conviene deshacer, porque se usa mucho en publicidad y las dos partes tienen algo de razón.

Para Verifactu no existe homologación. El Real Decreto 1007/2023 no menciona la palabra ni una sola vez. No hay sello oficial, ni registro de programas aprobados, ni auditoría previa de la Agencia Tributaria. Lo que hay es la declaración responsable que acabas de leer: la firma el fabricante, bajo su responsabilidad.

Pero la AEAT sí homologa software, para otra cosa. Existe un registro oficial y público de programas homologados para la digitalización certificada de facturas, regulado por la Orden EHA/962/2007 y la Resolución de 24 de octubre de 2007. Sirve para escanear facturas en papel con plena validez y poder destruir el original. La AEAT publica la lista, con el nombre del programa, su versión, la empresa y la fecha de homologación.

Son dos regímenes distintos, de años distintos y para problemas distintos. Que un programa esté homologado para digitalización certificada no dice nada sobre si cumple Verifactu, y al revés.

Cómo usar esto al elegir programa: si el proveedor dice «homologado por la AEAT», pregúntale para qué. Si es digitalización certificada, compruébalo tú en la lista oficial, que es pública. Si te habla de Verifactu, lo que tiene que enseñarte es la declaración responsable.

Qué significa “inalterable” en la práctica

Es la palabra que más se repite en la norma y la que menos se explica.

Significa que el sistema no puede permitir borrar un registro ya emitido, ni modificarlo, ni cambiar el orden. Si te equivocas en una factura, la corriges emitiendo una factura rectificativa, que a su vez genera su propio registro.

También significa que el programa lleva un registro de eventos: quién entra, qué se exporta, si alguien intenta manipular la base de datos. Ese historial forma parte de lo que puede pedirte una inspección.

Lo que desaparece es la costumbre de “borro esta factura y vuelvo a numerar”. A partir de tu fecha, eso no será una mala práctica: será una anomalía que queda grabada.

El QR de la factura: qué es y qué verá tu cliente

El QR es la parte visible de todo esto, y la que genera más dudas entre quienes reciben facturas.

Va impreso en la propia factura, junto al resto de datos, tanto si la entregas en papel como si la mandas en PDF. Lo genera el programa con la información del registro.

Si tu cliente lo escanea con el móvil, llega a la sede electrónica de la AEAT y puede comprobar si esa factura consta. No verá tu contabilidad, ni tus otros clientes, ni tus márgenes: solo la verificación de ese documento concreto.

La leyenda que acompaña al QR

La orden técnica es concreta. Si la factura la emite un sistema de emisión de facturas verificables, además del QR debe aparecer una de estas dos frases: «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU». Y no en letra pequeña: la norma exige un tipo de letra y un tamaño «bien visibles, similares a los del resto de datos de la factura».

Si emites en modalidad no Verifactu, llevas QR pero no esa leyenda. De un vistazo, tu cliente sabe en qué modalidad trabajas.

Las medidas exactas del QR

• Entre 30x30 y 40x40 milímetros, siguiendo la norma ISO/IEC 18004.
• Nivel M (medio) de corrección de errores, para que siga leyéndose si se mancha o se arruga.
• Dentro lleva la URL del servicio de cotejo de la AEAT más cuatro datos: NIF de quien expide, serie y número de la factura, fecha de expedición e importe total.

Un detalle para quien facture en electrónico: si la factura es un fichero estructurado pensado para que lo lea otro programa, basta con incluir la URL como un campo independiente. Ahí el dibujo del QR no aporta nada.

Modalidad Verifactu vs no Verifactu: cuál elegir

Las dos cumplen la ley. Cambian el reparto de trabajo entre tu programa y la Agencia Tributaria.

Modalidad Verifactu (envío)

El programa transmite cada registro a la AEAT en el momento de emitir la factura. A cambio, tus obligaciones de conservación se aligeran: la Agencia ya tiene el registro.

Si se cae la conexión, sigues facturando con normalidad: el sistema acumula los registros y los envía en cuanto vuelve la línea.

Modalidad no Verifactu (conservación local)

No envías nada. Los registros se quedan en tu sistema, pero con requisitos reforzados: firma electrónica, registro de eventos y conservación durante el plazo legal, con capacidad de entregarlo todo en un formato legible si te lo reclaman.

Tiene sentido para empresas con volúmenes altos o con sistemas propios y un departamento informático detrás.

Nuestra recomendación por defecto

Para autónomos y pymes sin equipo informático, la modalidad Verifactu es la opción sensata. Traslada la custodia a la Agencia y reduce el riesgo de no poder demostrar la integridad de tus registros dentro de cuatro años.

Qué debe garantizar tu programa: checklist

Llévate esta lista a la conversación con tu proveedor. Son preguntas de sí o no.

• ¿Genera un registro de facturación por cada factura emitida?
• ¿Encadena los registros con huella SHA-256?
• ¿Imprime el QR en la factura, en papel y en PDF?
• ¿Ofrece la modalidad Verifactu, la no Verifactu o las dos?
• ¿Impide borrar facturas emitidas y obliga a rectificativa?
• ¿Mantiene un registro de eventos del sistema?
• ¿Permite exportar los registros en un formato legible?
• ¿Tiene declaración responsable del fabricante?
• ¿Está incluido en mi plan actual o supone subir de precio?

La última pregunta es la que más disgustos evita, y casi nadie la hace.

Cómo saber si tu programa actual cumplirá

Tres vías, de más a menos fiable.

Pídelo por escrito. Un correo al soporte preguntando por la declaración responsable y por la versión adaptada. La respuesta te sirve como prueba de diligencia.

Búscalo en su documentación. Los fabricantes serios publican una página sobre su adaptación a Verifactu, con fechas y planes incluidos. Si no existe esa página a estas alturas, es un dato en sí mismo.

Compara alternativas antes de decidir. En el comparador de programas de facturación recogemos lo verificado de cada uno y marcamos con claridad lo que aún está pendiente de comprobar. Preferimos decirte que no lo sabemos a inventarnos una respuesta.

Si hoy facturas con hojas de cálculo, la respuesta es más corta y la tienes en la guía sobre Excel y Verifactu: ninguna plantilla puede cumplir estos cuatro requisitos.